Au coeur du SI

Véritable outil de pilotage pour  le Cerfrance, le logiciel Pomo Gestion Interne mis en production en 2007 et redéveloppé sur de nouvelles bases technologiques, offre de très nombreuses fonctionnalités : Annuaire Clients, Annuaire Techniciens, Gestion Commerciale, Compte Client, Suivi d’Activités, Lettre de Mission, Suivi de Production, Tableaux de bord.

Toutes les données de base qu’utilisent les autres logiciels (la chaîne de production comptable, la GED, les outils connexes à la comptabilité, le Portail Client, le Portail Technicien, le Décisionnel, le système de téléphonie sur IP, par exemple) sont définies dans Pomo Gestion Interne : on peut noter que l’annuaire Client peut enregistrer près de 300 données pour décrire un client.

Ce lien fort entre Pomo Gestion Interne et les autres modules du SI donne ainsi la garantie que les évolutions dans la politique commerciale et dans le pilotage du Cerfrance pourront être relayées par les logiciels du SI, en toute cohérence et sans développement anarchique de modules complémentaires.

C’est aussi la garantie d’une bonne circulation des données entre les logiciels, sans ressaisie inutile.

Enfin, c’est la garantie que le SI s’appuie sur une conception globale visant à ce que tous les modules s’intègrent bien entre eux, au bénéfice d’une bonne adéquation avec les processus métier des Cerfrance.

 

La Chaîne de Production Comptable et de Conseil

Plusieurs logiciels fournissent l’outillage complet et quotidien pour les comptables et les conseillers :

Pomo Comptabilité : logiciel de production comptable reconnu pour sa performance, notamment pour les dossiers agricoles, pour les Cerfrance et pour leurs clients (éditeur ARTIC) ;

Cegid Expert : logiciel de production comptable réputé pour le traitement de tout type de dossiers BIC (éditeur CEGID) ;

Pomo Visa Expert : module qui informatise les échanges entre le réviseur et le comptable du dossier et qui permet au réviseur d’apposer un visa électronique. Cette opération fige alors le dossier  (éditeur ARTIC)  ;

Solution Acquisition : numérisation, reconnaissance OCR et intégration des pièces comptables (éditeur SAGE) ;

Docubase : Gestion Electronique des Documents pour le stockage de tous les documents des dossiers des clients (éditeur TESSI) ;

Pomo Agora : Génération de Procès-verbal d’Assemblée Générale (éditeur ARTIC) ;

Dafis : Optimisation fiscale et sociale (éditeur Cerfrance 53-72) ;

DR+, IS, COT’TNS et TAX : logiciels connexes à la chaîne comptable pour le calcul d’impôts, de l’impôt sur les sociétés, des cotisations sociales et de la CVAE (éditeur EIC).

 

La gestion des Ressources Humaines

Deux logiciels sont utilisés :

Sage Ligne 100, pour la tenue de la paie des salariés des Cerfrance (éditeur SAGE) ;

Fœderis, système complet de gestion des RH : module formation, module entretiens annuels, module GPEC  (éditeur FOEDERIS).

 

Le logiciel pour le Service Social

Pour le service Social du Cerfrance, un logiciel : SILAE  pour la tenue de la paie des salariés des clients des Cerfrance (éditeur SILAE).

A noter que tous les documents générés par SILAE sont stockés aussitôt dans le dossier client de la GED et rendus visibles pour le client au travers du portail Cerfrance Connect et du Coffre-fort électronique (éditeur Résotic).

 

Le portail d’accès pour les clients des Cerfrance

ARTIC a retenu l’offre « Cerfrance Connect » de Résotic pour équiper les clients des Cerfrance d’un portail qui leur permet d’organiser leur propre Système d’Information. Cerfrance Connect affiche les alertes générées par le Cerfrance, offre des raccourcis pour lancer les logiciels, propose l’accès aux documents dématérialisés stockés par le Cerfrance, et apporte toute une palette d’outils pour la gestion de l’entreprise.

En rejoignant Résotic, acteur majeur sur ce domaine auprès des Cerfrance, ARTIC veut montrer sa volonté de proposer aux clients une offre professionnelle, réalisée par un acteur informatique majeur du réseau Cerfrance et porteuse de l’image promue par le réseau.

 

Le portail d’accès pour les salariés des Cerfrance

L’évolution du nombre des modules du SI  et de la richesse de leurs fonctionnalités a conduit ARTIC à développer et mettre en place un portail d’accès au SI, Fil’Pro. Cet outil, opérationnel depuis 2009, fournit au technicien un point d’entrée unique à l’ensemble des outils et aux informations dont il a besoin.

Fil’Pro permet d’afficher, par exemple, les informations que le Cerfrance communique à ses clients et diffuse à ses collaborateurs. Y figurent également les alertes issues de Pomo Compatibilité, de Pomo Gestion Interne et du Suivi de Production.

Fil’Pro fournit aussi un accès rapide aux applications métier utilisées par le technicien (Pomo Comptabilité, Pomo GI, Visa Expert, GED, etc) sans que le technicien ne soit obligé de s’identifier de nouveau.

Grâce à Fil’Pro, le technicien peut ainsi accéder aux données synthétiques d’un client, données toutes issues de Pomo Gestion Interne.

Enfin, s’inscrivant dans la volonté permanente de favoriser le travail en clientèle, Fil’Pro est conçu pour être utilisé en mode déconnecté.

 

Les outils de pilotage

Les besoins des Cerfrance changent, les Domaines d’Actions Stratégiques varient d’un Cerfrance à l’autre. C’est pourquoi, afin de répondre aux besoins de pilotage des Cerfrance, ARTIC a mis en place une solution qui masque la richesse et la variété des sources de données afin de permettre la recherche des données dont le Cerfrance a besoin.

Fin 2000, ARTIC a fait le choix de se doter d’un système décisionnel et a retenu le logiciel Business Objects (éditeur SAP) qui permet aux utilisateurs d’être autonomes et de créer eux-mêmes leurs tableaux. Les requêtes ainsi créées interrogent des bases de données (dites décisionnelles), mises à jour chaque semaine à partir des données issues des bases de production (comptabilité, GI, Paie Clients, feuilles Excel, …).

L’utilisateur peut relancer ses requêtes régulièrement pour mettre à jour les tableaux avec les dernières données mises à jour. Ou être destinataire de tableaux de bord actualisés régulièrement et automatiquement.

Autre module essentiel pour le pilotage quotidien de l’activité : le Suivi de Production. Ce module offre aux techniciens et aux responsables un outil puissant pour suivre l’avancement du travail, en mode connecté ou déconnecté (SP1), pour mesurer les écarts par rapport aux lettres de mission (SP2) et pour préparer les prévisions financières de l’année à venir (SP3).

Suivi de Production 1 : ce module permet de définir l’ensemble des tâches de production à faire sur un dossier client et d’en suivre l’avancement.

Suivi de Production 2 : avec ce module, le technicien définit la répartition de son temps de travail. Le SP2 donne aux responsables la visualisation globale de leur équipe.

Suivi de Production 3 : établit la prévision financière et utilise les données pour l’impression des lettres de mission. Le SP3 travaille à partir du renouvellement de commandes (Initialisation) pour déterminer les boni-mali. Les temps nécessaires au calcul des boni sont soit importés du SP2, soit saisis. Il est possible de modifier les commandes. Le bonus-malus est recalculé à chaque modification. Il est possible ensuite de valider pour fixer la prévision.

 

La sécurité

Une gestion globale de la sécurité du Système d’Information

Le Système d’Information est au coeur de l’activité du Cerfrance. C’est l’outil qui lui permet de créer, de proposer, de vendre et de réaliser ses services pour ses clients.

Que ferait un comptable si son logiciel ne fonctionnait pas ? Comment enregistrerait-on des commandes si la Gestion Interne ne répondait pas bien ? Que ferait un viseur sans les documents nécessaires ? Comment concevoir de nouvelles offres de services sans les bases de données marketing ? Comment un responsable d’équipe ou un directeur financier piloteraient-ils leur activité sans les tableaux de bord issus des données des systèmes de production ?

Pour toutes ces raisons, ARTIC attache une très grande importance à la sécurité du SI des Cerfrance, c’est-à-dire à sa disponibilité, à son intégrité, à la confidentialité des données et des documents et à une gestions sécurisée des accès.

La sécurité, c’est bien sûr un ensemble de solutions techniques :

• des serveurs sécurisés : virtualisation des applications, redondance des disques et des alimentations électriques, etc,
• un stockage en réseau pour un partage optimisé et sécurisé de l’espace disques,
• un robot pour des sauvegardes et des restaurations sûres et performantes,
• une salle informatique conçue et supervisée par un professionnel des salles « blanches »,
• des audits externes réguliers d’intrusion sur le réseau,
• un parc micro homogène et installé de la même manière partout,
• un accès à Internet centralisé et sécurisé,
• un accès nomade sécurisé,
• un Plan de Reprise de l'Activité sur un site de secours.

Mais la sécurité, c’est aussi de l’organisation :

• la mise à jour régulière du PRA,
• la gestion des compétences : formation régulière des salariés et redondance des compétences,
• des fournisseurs choisis avec soin et des contrats de maintenance adaptés,
• l’harmonisation des matériels et des logiciels.

Mais pas de sécurité sans le concours des utilisateurs :

Des solutions techniques et une organisation s’appuyant sur une Charte d’utilisation du Système d’Information pour :

• sensibiliser les personnes au capital informationnel des Cerfrance,
• bien former les salariés des Cerfrance aux nouveaux outils déployés,
• informer les utilisateurs sur la réglementation (fraude informatique, code de la propriété intellectuelle, …), et sur les moyens de contrôles mis en place (transparence et proportionnalité des contrôles par rapport aux risques encourus),
• et donner des consignes de bonne utilisation du Système d’Information.

 

La Communication

Des événements, des incidents, des pannes peuvent affecter le fonctionnement du SI. L'utilisateur a besoin de savoir et de comprendre ce qu'il se passe.

Dans ses outils, le Support dispose d'un logiciel qui lui permet d'informer en temps réel les utilisateurs sur ces événements. Le Support peut cibler sa communication aux utilisateurs concernés.

Et si l'accès réseau est en panne, le Support dispose des numéros de téléphone mobile des personnes qu'il doit joindre.