Un workflow pour gérer le poste de travail

Tous les mois, de nouveaux collaborateurs intègrent les CERFRANCE, certains changent de bureau,  d’autres s’en vont, d’autres se marient, d’autres pouponnent ….

Tous ces mouvements ont un impact important sur la mise à disposition du poste de travail : pour une arrivée, faut-il un micro portable ou fixe, un téléphone / un numéro ToIP, un smartphone ou un téléphone, un compte TSE ? Il faut aussi préparer un login, un mot de passe, un compte Lotus Notes, etc…

En résumé, il y a beaucoup d’actions à réaliser et il ne faut rien oublier afin d’assurer le meilleur accueil !

Différents intervenants sont concernés par toutes ces opérations : le responsable RH du CERFRANCE, le responsable GI, le gestionnaire de la flotte mobile, le technicien micro ARTIC, le service Production du GIE ARTIC.

Afin de relier chronologiquement le mieux possible l’intervention de chaque personne concernĂ©e par ce mouvement, il a Ă©tĂ© mis en place un workflow appelĂ© « Gestion du personnel » via le logiciel IWS d’ISILOG, workflow qui diffère en fonction de la situation. Cinq situations diffĂ©rentes ont Ă©tĂ© crĂ©Ă©es :

  • ArrivĂ©e d’un collaborateur ;
  • DĂ©part d’un collaborateur ;
  • Changement de bureau / de fonction ;
  • Mariage / Divorce avec changement de nom ;
  • MaternitĂ©, PaternitĂ©.

Les différents intervenants concernés ont des vues spécifiques en fonction de l’étape à réaliser. Exemple : pour le workflow d’arrivée, il y a sept étapes : Ressources Humaines / Gestion Interne / Mobilité / Gestion de Parc / Administration Système / Finalisation-Livraison / Mise à Jour du Parc.

Le séquencement de ces étapes varie en fonction des CERFRANCE car les organisations sont légèrement différentes.

A la fin de chaque étape, un courriel d’information est envoyé au responsable de l’étape suivante avec un lien permettant d’ouvrir automatiquement la tâche à réaliser dans IWS.

En fonction du login attribué et grâce aux vues présentes dans IWS (mes demandes, les demandes ouvertes clôturées), chaque intervenant peut aller consulter et éventuellement intervenir sur les actions le concernant.

Pour un nouveau collaborateur, à la fin du workflow est envoyé un mail d’information au responsable hiérarchique, à l’assistante du bureau, ainsi qu’une note d’accompagnement annexée au poste de travail fourni :

  Note accompagnant la fourniture du poste de travail

Un des objectifs de ce worklfow vise à connaître tout l’historique du collaborateur : les actions réalisées tout au long de sa présence dans le CERFRANCE, les matériels affectés, les appels au service Support.

7 janvier 2013, Artic.